AutomateDoctor logo
términos y condiciones

Términos y Condiciones

Términos y condiciones de contratación de AutomateDoctor

Versión: 1.0 · Última actualización: 11 de septiembre de 2026

Apartados 1–16

Quién presta el servicio

Estos Términos y Condiciones de contratación (en adelante, los Términos y Condiciones) regulan los servicios que presta:

  • Titular: Michiel Tromp, profesional autónomo que opera bajo el nombre comercial AutomateDoctor
  • NIE: X2814436H
  • Domicilio: C/ Jacint Verdaguer 12, 08860 Castelldefels (Barcelona), España
  • Correo electrónico: [email protected]
  • Teléfono: +34 617 805 556
  • Sitio web: automatedoctor.com

En este documento, "AutomateDoctor" se refiere siempre al titular indicado.

2. Objeto, aceptación y orden de prevalencia

2.1. Estos Términos y Condiciones regulan la relación entre AutomateDoctor y cada cliente que contrate la plataforma AutomateDoctor y los servicios asociados.

2.2. Solo para profesionales. AutomateDoctor contrata exclusivamente con empresas y profesionales que actúan dentro de su actividad empresarial o profesional, principalmente del sector sanitario. No contrata con consumidores. Al contratar, el cliente declara que actúa con esa condición. Por ese motivo, no se aplican las normas de protección de consumidores ni el derecho de desistimiento.

2.3. Cómo se contrata. La contratación se formaliza siempre mediante unas Condiciones Particulares firmadas por ambas partes, en papel o con firma electrónica. Las Condiciones Particulares remiten a estos Términos y Condiciones, que incluyen como Anexo II el Contrato de Encargo del Tratamiento. Al firmarlas, el cliente acepta expresamente estos Términos y Condiciones y sus anexos en la versión vigente en la fecha de firma, que ha podido leer, descargar y guardar antes de firmar.

2.4. Orden de prevalencia. Si hay contradicción entre documentos:

  • En materia de datos personales, prevalece el Contrato de Encargo del Tratamiento.
  • En todo lo demás, las Condiciones Particulares prevalecen sobre estos Términos y Condiciones, y estos prevalecen sobre sus anexos.

2.5. Clientes con contrato anterior. Los clientes que firmaron su contrato antes de la publicación de estos Términos y Condiciones se rigen por su contrato. Estos Términos y Condiciones solo se les aplicarán si los aceptan expresamente, por ejemplo al firmar una ampliación, renovación o modificación.

3. Definiciones

  • Plataforma: el software de gestión y automatización para clínicas que AutomateDoctor pone a disposición del cliente, incluidas su versión web y su app móvil.
  • Servicios: la Plataforma y los servicios profesionales asociados que figuren en las Condiciones Particulares.
  • Cliente: la empresa o profesional que contrata los Servicios.
  • Usuario Autorizado: cada persona a la que el Cliente da acceso a la Plataforma (personal sanitario, administrativo u otros).
  • Paciente: cualquier persona física cuyos datos trata el Cliente mediante la Plataforma, incluidos pacientes, potenciales pacientes, leads y contactos.
  • Datos del Cliente: toda la información introducida en la Plataforma por el Cliente, sus Usuarios Autorizados o sus Pacientes, o generada por la Plataforma por cuenta del Cliente.
  • Condiciones Particulares: el contrato o propuesta firmada que concreta los servicios, precios, plazos y condiciones de cada Cliente.
  • Contrato de Encargo del Tratamiento: el Anexo II de estos Términos y Condiciones, que regula el tratamiento de datos personales por AutomateDoctor por cuenta del Cliente, conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
  • Saldo de Consumo: el saldo prepago de cada cuenta con el que se pagan los servicios de uso variable (apartado 9).
  • Proveedores Tecnológicos: las empresas cuyo software, infraestructura o servicios utiliza la Plataforma (apartado 5).
  • Implantación: el trabajo de configuración, personalización, integración, migración y formación previo a la puesta en marcha.

4. Servicios incluidos y exclusiones

4.1. Plataforma. Según el plan y la configuración contratados, la Plataforma puede incluir:

  • agenda y reservas online;
  • recepcionista virtual con inteligencia artificial;
  • comunicación con Pacientes por WhatsApp, SMS y email;
  • recordatorios y confirmaciones de citas;
  • cobros online;
  • fichas clínicas básicas y formularios;
  • campañas de captación y reactivación de pacientes;
  • solicitud de reseñas;
  • app móvil.

Las funcionalidades concretas de cada Cliente son las que figuran en sus Condiciones Particulares. Esta lista no significa que todas estén incluidas en todos los contratos.

4.2. Servicios profesionales. Cuando así se indique en las Condiciones Particulares, AutomateDoctor presta también: implantación y configuración, formación inicial del equipo, integración a medida con el software de gestión que ya use el Cliente, migración de datos, soporte técnico y gestión de campañas publicitarias (Anexo I).

4.3. Facturación. Las funciones de facturación de la Plataforma están en proceso de integración con un motor de facturación certificado. Mientras esa integración no esté disponible y activada expresamente en su cuenta, el Cliente es responsable de que su sistema de facturación cumpla la normativa tributaria que le sea aplicable.

4.4. Qué no está incluido. Salvo que las Condiciones Particulares digan lo contrario, los Servicios no incluyen:

  • diseño o desarrollo web;
  • creación o gestión de campañas publicitarias, ni el presupuesto que se invierta en ellas;
  • creación de contenido visual o audiovisual;
  • asesoramiento jurídico, fiscal, de protección de datos, sanitario o clínico;
  • la redacción de la política de privacidad, los consentimientos o los textos legales del Cliente;
  • hardware, dispositivos o conexión a internet;
  • funcionalidades, desarrollos o integraciones no incluidos en las Condiciones Particulares;
  • cualquier garantía de resultados (apartado 23.5).

5. Tecnología de terceros

5.1. La Plataforma se construye sobre software, infraestructura y servicios de Proveedores Tecnológicos especializados. Entre ellos hay proveedores de software de automatización y gestión de clientes, alojamiento en la nube, mensajería (WhatsApp, SMS y email), pasarelas de pago y modelos de inteligencia artificial.

5.2. AutomateDoctor selecciona, configura e integra estos proveedores, pero no controla su infraestructura, su disponibilidad, sus precios ni sus políticas.

5.3. Los proveedores pueden sufrir caídas, cometer errores, cambiar o retirar funcionalidades, modificar precios o aplicar bloqueos y restricciones. Cuando eso ocurra, AutomateDoctor informará al Cliente, colaborará de buena fe para restablecer el servicio o buscar una alternativa, y responderá solo en los términos del apartado 23.

5.4. Algunos canales exigen que el Cliente acepte y cumpla las políticas del proveedor, y pueden requerir la verificación de su empresa. Por ejemplo, el uso de WhatsApp con la API oficial exige cumplir las políticas de WhatsApp Business. AutomateDoctor no responde de rechazos, verificaciones denegadas, limitaciones o bloqueos decididos por esos proveedores.

6. Implantación, integraciones y migración

6.1. Inicio. La Implantación comienza cuando el Cliente paga la cuota de configuración.

6.2. Plazos. Los plazos que figuren en las Condiciones Particulares son estimados. Empiezan a contar cuando AutomateDoctor recibe todos los accesos, credenciales, materiales e información necesarios, incluida la documentación técnica de las APIs del software que use el Cliente.

6.3. Dependencia de terceros. La viabilidad, el alcance y el plazo de cualquier integración o migración dependen de la disponibilidad, calidad y documentación de las APIs y exportaciones del software de origen, y de la colaboración de su proveedor. Si hay retrasos por causas ajenas a AutomateDoctor, los plazos se amplían en la misma medida. Por ejemplo: APIs poco documentadas, limitadas o modificadas; falta de respuesta del proveedor de origen; o accesos o materiales que el Cliente no entrega. Estos retrasos no suspenden ni aplazan la cuota mensual (apartado 8.4).

6.4. Migración de datos. AutomateDoctor migra los datos que el sistema de origen permita exportar y que puedan trasladarse razonablemente a la Plataforma. No se garantiza la migración completa de historiales, documentos adjuntos, configuraciones o elementos que el sistema de origen no permita extraer. El Cliente debe:

revisar los datos migrados y comunicar las incidencias que detecte, que AutomateDoctor corregirá cuando se deban a la propia migración;

conservar sus datos en el sistema de origen hasta haber validado la migración.

6.5. Validación y puesta en marcha. Antes de la puesta en marcha, AutomateDoctor imparte una sesión de formación al equipo del Cliente. El Cliente debe revisar y aprobar los textos, flujos, plantillas y la base de conocimiento de la recepcionista virtual antes de su activación. Si el Cliente empieza a usar en producción una funcionalidad, se entiende validada.

7. Cuentas, usuarios y permisos

7.1. AutomateDoctor crea la cuenta del Cliente, que designará al menos a una persona administradora.

7.2. El Cliente es responsable de:

dar de alta y de baja a sus Usuarios Autorizados;

la confidencialidad de sus credenciales;

todo lo que hagan sus Usuarios Autorizados en la Plataforma.

7.3. Permisos y acceso a información clínica. La Plataforma permite configurar perfiles y vistas con accesos distintos. Por ejemplo, que el personal administrativo no vea las notas clínicas. El Cliente decide qué perfil corresponde a cada usuario y se lo comunica a AutomateDoctor, que lo configura siguiendo sus instrucciones. El Cliente es responsable de que cada usuario acceda solo a la información que necesita para su función.

7.4. El Cliente activará la verificación en dos pasos cuando esté disponible y avisará de inmediato a AutomateDoctor si sospecha de un uso no autorizado. AutomateDoctor podrá bloquear credenciales comprometidas.

8. Precios, ofertas e impuestos

8.1. Precios. Los precios de cada Cliente figuran en sus Condiciones Particulares. Pueden incluir una cuota de configuración, una cuota mensual, consumos variables del Saldo de Consumo, horas adicionales y trabajos a medida.

8.2. Impuestos. Los precios no incluyen el IVA ni otros impuestos, que se añadirán cuando corresponda. A los Clientes establecidos fuera de España se les aplicará la tributación que corresponda según la normativa vigente. Si la normativa del país del Cliente le obliga a practicar retenciones sobre los pagos, el Cliente abonará el importe adicional necesario para que AutomateDoctor reciba íntegro el importe facturado.

8.3. Cuota de configuración. Remunera horas de trabajo y personalización a medida. Se paga al firmar las Condiciones Particulares y no es reembolsable en ningún caso.

8.4. Cuota mensual. Salvo que las Condiciones Particulares indiquen otra fecha, la cuota mensual:

se devenga desde el pago de la cuota de configuración y se cobra junto con ella;

después se cobra cada mes por adelantado;

se paga con independencia de que la Implantación, la migración o las integraciones estén terminadas, ya que desde ese momento AutomateDoctor habilita la cuenta, reserva recursos y asume los costes de la Plataforma.

8.5. Ofertas. AutomateDoctor puede lanzar ofertas y condiciones promocionales con vigencia limitada. Una oferta solo se aplica si se contrata dentro de su plazo y con las condiciones indicadas. No es acumulable con otras ofertas salvo que se diga expresamente, y no genera derecho a condiciones iguales en el futuro. La duración del precio promocional es la indicada en las Condiciones Particulares. Si no se indica, el precio promocional de la cuota mensual se mantiene mientras dure la relación, sin perjuicio de las actualizaciones previstas en los apartados 8.6 y 8.7.

8.6. Actualización anual. AutomateDoctor podrá actualizar la cuota mensual una vez al año según la variación del Índice de Precios de Consumo (IPC) general publicado por el Instituto Nacional de Estadística en los doce meses anteriores. Avisará por email con al menos 30 días de antelación. Si la variación es negativa, la cuota no se modificará.

8.7. Otras modificaciones de precio. AutomateDoctor podrá modificar la cuota mensual por otras causas, por ejemplo un aumento de costes de los Proveedores Tecnológicos o un cambio en el alcance de la Plataforma. En ese caso:

avisará por email con al menos 30 días de antelación;

si el Cliente no está de acuerdo, podrá cancelar sin penalización, incluso durante la permanencia, comunicándolo antes de que el nuevo precio entre en vigor;

si no cancela, se entiende que acepta el nuevo precio.

Las tarifas del Saldo de Consumo se rigen por el apartado 9.

8.8. Horas adicionales y trabajos a medida. Los trabajos que superen las horas de soporte incluidas, o que no formen parte de los Servicios contratados, se facturan según la tarifa vigente de AutomateDoctor. AutomateDoctor comunicará la tarifa al Cliente antes de realizar el trabajo.

8.9. Sin pausas. La suscripción no puede pausarse ni la cuota reducirse por cierre temporal, vacaciones, bajas o inactividad del Cliente. Durante esos periodos, la Plataforma sigue activa para informar y agendar a los Pacientes.

9. Saldo de Consumo

9.1. Cada cuenta tiene un Saldo de Consumo prepago, independiente de la cuota mensual, con el que se pagan los servicios de uso variable.

9.2. Consumen saldo, entre otros y según lo que esté activado en la cuenta:

mensajes de WhatsApp (plantillas);

SMS, llamadas y números de teléfono;

envíos de email y verificación de direcciones de correo;

funciones de inteligencia artificial, como la recepcionista virtual, la IA conversacional, los asistentes, la generación de contenido o las respuestas a reseñas;

automatizaciones premium;

dominios y otros servicios de terceros activados a petición del Cliente.

9.3. Recarga automática. Cuando el saldo baja del umbral configurado, se recarga automáticamente por el importe configurado, con cargo al medio de pago del Cliente. El umbral y el importe se fijan en la Implantación y pueden cambiarse a petición del Cliente.

9.4. Tarifas. Cada consumo tiene un precio unitario, formado por el coste del Proveedor Tecnológico más un margen de gestión. Las tarifas pueden cambiar cuando los proveedores modifican sus precios, categorías o condiciones, y se aplica la vigente en el momento del consumo. El Cliente puede consultar el detalle de sus consumos y solicitar las tarifas vigentes en cualquier momento.

9.5. Saldo insuficiente. Si el saldo llega a cero o falla la recarga, los servicios que dependen del saldo se detienen automáticamente, incluidos recordatorios, confirmaciones, mensajes y funciones de IA. Se reanudan cuando se recarga el saldo, pero los envíos no realizados durante la interrupción no se recuperan automáticamente. AutomateDoctor no responde de las consecuencias, como citas no confirmadas o ausencias. El Cliente es responsable de mantener un medio de pago válido.

9.6. Consumos del Cliente. Se cobran todos los consumos generados por la configuración, campañas o acciones del Cliente y de sus Usuarios Autorizados, incluidos los envíos masivos hechos por error. AutomateDoctor ayudará a detectar consumos anómalos cuando los identifique.

9.7. Cualquier estimación de consumo que facilite AutomateDoctor es orientativa. Las recargas se facturan con los impuestos que correspondan. El saldo no genera intereses.

9.8. Saldo al terminar. El saldo no consumido cuando termina la relación no se reembolsa.

10. Pago, impago y suspensión

10.1. Medio de pago. Los pagos se realizan mediante pago recurrente autorizado con tarjeta o domiciliación bancaria SEPA. El Cliente autoriza a AutomateDoctor a cargar las cuotas, las recargas del Saldo de Consumo y las facturas que correspondan.

10.2. Facturas. El Cliente acepta recibir las facturas en formato electrónico.

10.3. Devoluciones. Si un cobro es rechazado o devuelto, AutomateDoctor podrá reintentarlo, y los gastos bancarios de la devolución correrán a cargo del Cliente.

10.4. Suspensión. Si una cantidad sigue impagada 30 días naturales después de su vencimiento, AutomateDoctor podrá suspender los Servicios, total o parcialmente, previo aviso por email. Durante la suspensión:

el Cliente sigue debiendo las cuotas que se devenguen y, en su caso, las de la permanencia;

AutomateDoctor reactivará los Servicios en un plazo razonable cuando se abone lo pendiente.

10.5. Resolución por impago. Si el impago persiste después de la suspensión, AutomateDoctor podrá resolver el contrato, con los efectos de los apartados 11.4 y 22.

10.6. Todo lo anterior se entiende sin perjuicio de los demás derechos que la ley reconoce a AutomateDoctor frente a los retrasos en el pago.

11. Duración, permanencia y cancelación

11.1. Duración. El contrato tiene duración indefinida desde la firma de las Condiciones Particulares y se renueva por periodos mensuales.

11.2. Permanencia. Solo hay permanencia si figura en las Condiciones Particulares. Cuenta desde la fecha que indiquen o, si no indican ninguna, desde el pago de la cuota de configuración.

11.3. Cancelación por el Cliente. El Cliente puede cancelar comunicándolo por escrito a [email protected] con al menos 15 días naturales de preaviso. La baja surte efecto al final del periodo mensual en el que se cumplan esos 15 días. No hay prorrateos ni devoluciones de periodos ya pagados ni de la cuota de configuración. El saldo se rige por el apartado 9.8.

11.4. Cancelación durante la permanencia. Si el Cliente cancela antes de que termine la permanencia, o si AutomateDoctor resuelve el contrato por incumplimiento del Cliente, este abonará en un único pago las cuotas mensuales que falten hasta el final de la permanencia.

11.5. Resolución por AutomateDoctor. AutomateDoctor puede:

resolver el contrato sin causa con al menos 30 días de preaviso por email; en ese caso, el Cliente no debe cantidades por la permanencia pendiente;

resolverlo de forma inmediata si el Cliente incumple gravemente estos Términos y Condiciones, en particular por impago (apartado 10), uso ilícito o uso prohibido (apartado 14), o por conductas que pongan en riesgo las cuentas de AutomateDoctor con sus Proveedores Tecnológicos.

11.6. Efectos. Al terminar el contrato finaliza el acceso a la Plataforma y se aplica el apartado 22. Se mantienen vigentes los apartados de confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, ley aplicable y cualquier otro que por su naturaleza deba sobrevivir.

12. Soporte

12.1. Horario. De lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, hora peninsular española, excepto festivos oficiales en Castelldefels (Barcelona).

12.2. Canales. Email y WhatsApp.

12.3. Horas incluidas. Las horas mensuales de soporte incluidas figuran en las Condiciones Particulares. Cubren resolución de dudas, modificaciones y mejoras sobre la configuración existente. No cubren nuevas integraciones, desarrollos a medida, migraciones adicionales ni campañas nuevas, que se presupuestan aparte. Las horas no utilizadas en un mes no se acumulan ni se compensan.

12.4. Excesos. Las horas que superen las incluidas se facturan según el apartado 8.8. Si AutomateDoctor decide no facturar un exceso puntual, no renuncia a facturar los siguientes ni crea un derecho para el Cliente.

12.5. Incidencias críticas. Se atienden con la mayor rapidez posible, sin compromiso de tiempos de respuesta o de resolución.

13. Disponibilidad, mantenimiento y cambios en la Plataforma

13.1. AutomateDoctor pone medios razonables para que la Plataforma funcione correctamente, pero no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores. No se compromete a porcentajes de disponibilidad ni a tiempos de respuesta.

13.2. Mantenimiento. La Plataforma puede interrumpirse por tareas de mantenimiento de AutomateDoctor o de sus Proveedores Tecnológicos. AutomateDoctor avisará con antelación cuando sea posible.

13.3. Evolución. AutomateDoctor puede modificar, sustituir o retirar funcionalidades, integraciones o Proveedores Tecnológicos por motivos técnicos, legales, de seguridad o por decisión de los proveedores, procurando mantener las funcionalidades esenciales contratadas. Si un cambio elimina una funcionalidad esencial que figure en las Condiciones Particulares y no existe una alternativa equivalente, el Cliente podrá cancelar sin penalización.

13.4. Copias de seguridad. Los Proveedores Tecnológicos realizan copias de seguridad de su infraestructura. AutomateDoctor no garantiza la recuperación de información concreta borrada por el Cliente o sus Usuarios Autorizados. El Cliente debe exportar periódicamente la información que esté obligado a conservar.

14. Obligaciones del Cliente y uso aceptable

14.1. Obligaciones. El Cliente se compromete a:

pagar puntualmente;

facilitar información veraz, incluidos sus datos fiscales, y comunicar cualquier cambio con al menos 5 días de antelación;

colaborar en la Implantación y validar los contenidos antes de su activación;

cumplir la normativa aplicable a su actividad en España y en cualquier país en el que opere, incluidas las normas sanitarias, de protección de datos, de comunicaciones comerciales, de publicidad sanitaria y de facturación;

disponer de su propia política de privacidad e informar a sus Pacientes;

cumplir las obligaciones propias de los profesionales sanitarios, como el secreto profesional y la custodia de la historia clínica.

14.2. Usos prohibidos. El Cliente no puede usar la Plataforma para:

enviar comunicaciones comerciales sin base legal o mensajes masivos no solicitados;

difundir contenidos ilícitos, engañosos u ofensivos, o publicidad sanitaria contraria a la normativa;

suplantar identidades;

introducir código malicioso o intentar acceder a cuentas ajenas;

copiar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a la Plataforma;

revender, sublicenciar o ceder el acceso a terceros ajenos a su organización;

atender urgencias médicas o tomar decisiones clínicas de forma automatizada;

tratar datos personales sin base legal;

incumplir las políticas de uso de los Proveedores Tecnológicos que AutomateDoctor le comunique.

14.3. Consecuencias. Si un uso pone en riesgo a terceros, el cumplimiento legal o las cuentas de AutomateDoctor con sus proveedores, AutomateDoctor podrá suspender de inmediato, y sin preaviso, las funcionalidades afectadas. El Cliente mantendrá indemne a AutomateDoctor de las sanciones, reclamaciones, bloqueos y costes que se deriven de su incumplimiento.

15. Comunicaciones con Pacientes

15.1. Autorización. El Cliente autoriza e instruye a AutomateDoctor, y a los Proveedores Tecnológicos a través de los que funciona la Plataforma, a enviar en nombre y por cuenta del Cliente comunicaciones a sus Pacientes como parte del servicio. Esto incluye:

recordatorios, confirmaciones y seguimientos;

mensajes operativos y respuestas de la recepcionista virtual;

solicitudes de reseñas;

campañas de captación y reactivación, cuando el Cliente las active.

15.2. Quién es el remitente. El Cliente es el remitente y el responsable de estas comunicaciones. Decide los destinatarios, el contenido y la frecuencia.

15.3. Base legal. El Cliente garantiza que dispone de base legal suficiente para cada tipo de comunicación. Las comunicaciones operativas sobre citas no son iguales que las comerciales, como campañas, reactivaciones o determinadas solicitudes de reseña, que pueden requerir consentimiento previo. El Cliente también garantiza que ofrece a los Pacientes la posibilidad de darse de baja y que respeta sus oposiciones.

15.4. Contenidos. El Cliente revisa y aprueba los textos, plantillas y flujos antes de su activación. AutomateDoctor no responde:

del contenido aprobado por el Cliente;

de mensajes no entregados o retrasados por causas de proveedores, operadores, números de teléfono, Saldo de Consumo o bloqueos.

15.5. El Cliente mantendrá indemne a AutomateDoctor frente a reclamaciones o sanciones derivadas de la falta de base legal de las comunicaciones.

16. Recepcionista virtual y funciones de inteligencia artificial

16.1. Naturaleza. La recepcionista virtual responde de forma automática usando modelos de inteligencia artificial de terceros y la información que facilita el Cliente. Sus respuestas pueden contener errores, imprecisiones o interpretaciones incorrectas.

16.2. Base de conocimiento. El Cliente facilita y valida la información que usa la recepcionista virtual (servicios, precios, horarios, políticas) y es responsable de que sea exacta y esté actualizada.

16.3. Identificación como IA. La recepcionista virtual informa a los Pacientes de que están interactuando con un sistema de inteligencia artificial, conforme a la normativa europea sobre inteligencia artificial. El Cliente no puede solicitar que se oculte esta condición.

16.4. Sin uso clínico. La Plataforma no es un producto sanitario. No está destinada a diagnosticar, hacer triaje, prescribir ni dar consejo clínico, y no debe usarse para atender urgencias. El Cliente configurará la derivación a una persona y la indicación de contactar con el 112 en caso de urgencia, y supervisará las conversaciones.

16.5. Derivación a humano. La recepcionista virtual permite derivar conversaciones a una persona del equipo del Cliente, que es responsable de atenderlas.

16.6. Proveedores de modelos. AutomateDoctor puede elegir o cambiar el proveedor del modelo de IA de cada función, siempre entre proveedores que operen bajo acuerdos de tratamiento de datos, para mantener la calidad, la seguridad y el coste del servicio.

16.7. Otras funciones de IA. Los contenidos generados con IA (textos, respuestas a reseñas, publicaciones) deben ser revisados por el Cliente antes de publicarse. El Cliente es responsable de lo que publique.

Apartados 17–29

17. Protección de datos

17.1. Roles. Sobre los datos de los Pacientes y el resto de Datos del Cliente, el Cliente es el responsable del tratamiento y AutomateDoctor es el encargado del tratamiento. Sobre los datos de contacto y facturación del Cliente y de sus Usuarios Autorizados, AutomateDoctor es responsable del tratamiento, conforme a su Política de Privacidad.

17.2. Contrato de Encargo del Tratamiento. Es el Anexo II de estos Términos y Condiciones. El Cliente lo acepta al firmar las Condiciones Particulares y regula en detalle el tratamiento por cuenta del Cliente.

17.3. Datos de salud. La Plataforma puede tratar datos de salud, como fichas clínicas, formularios, motivos de consulta y notas. El Cliente:

decide qué datos recoge, limitándose a los adecuados y necesarios;

dispone de la base legal que exige la normativa para tratar categorías especiales de datos;

configura los permisos de acceso conforme al apartado 7.3.

17.4. Instrucciones. AutomateDoctor trata los Datos del Cliente solo siguiendo sus instrucciones documentadas. Esas instrucciones son estos Términos y Condiciones, el Contrato de Encargo del Tratamiento y la configuración que solicite el Cliente. AutomateDoctor no utiliza los datos de los Pacientes para fines propios, ni los vende ni los cede.

17.5. Análisis, mejora del servicio e información anonimizada. El Cliente instruye y autoriza a AutomateDoctor a:

a) Analizar las conversaciones, configuraciones, registros y métricas de su cuenta para prestar soporte, diagnosticar incidencias, controlar la calidad y optimizar la recepcionista virtual y las automatizaciones. Para ello puede usar herramientas de inteligencia artificial de proveedores que actúan como subencargados, contratadas en condiciones profesionales que impiden entrenar sus modelos con esos datos. Antes del análisis, AutomateDoctor elimina o seudonimiza los datos identificativos siempre que la finalidad lo permita.

b) Anonimizar o agregar la información derivada del uso de la Plataforma, de forma que no permita identificar a Pacientes ni al Cliente.

c) Utilizar esa información anonimizada o agregada, sin límite temporal y también después de terminar el contrato, para mejorar, desarrollar y entrenar las instrucciones, plantillas, modelos y funcionalidades de la Plataforma, elaborar estadísticas y estudios, y con fines comerciales, como publicar datos de rendimiento agregados. La información anonimizada no es un dato personal y pertenece a AutomateDoctor.

d) Permitir que sus subencargados anonimicen, desidentifiquen o agreguen datos y presten funciones de inteligencia artificial en los términos de sus propios acuerdos de tratamiento.

17.6. Seguridad. AutomateDoctor aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo. Entre ellas: cifrado de los datos en tránsito y en reposo, control de accesos por roles y acceso limitado a las personas que lo necesitan, bajo deber de confidencialidad.

17.7. Brechas de seguridad. AutomateDoctor notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier brecha que afecte a los Datos del Cliente, en los términos del Contrato de Encargo del Tratamiento.

17.8. Derechos de los Pacientes. El Cliente atiende las solicitudes de ejercicio de derechos de sus Pacientes. AutomateDoctor le asiste en la medida en que la Plataforma lo permita.

17.9. Clientes fuera de la Unión Europea. Si el Cliente opera fuera de la Unión Europea, es responsable de comprobar si la Plataforma cumple las normas sectoriales de su país, por ejemplo las normas específicas sobre datos sanitarios. AutomateDoctor no garantiza el cumplimiento de normativas sectoriales no europeas salvo pacto expreso en las Condiciones Particulares.

18. Subencargados, ubicación de los datos y transferencias internacionales

18.1. Autorización general. El Cliente autoriza a AutomateDoctor a recurrir a los subencargados necesarios para prestar los Servicios, dentro de estas categorías:

plataforma de software de automatización y gestión de clientes;

alojamiento e infraestructura en la nube;

mensajería (WhatsApp, SMS y email);

pasarelas de pago;

proveedores de modelos de inteligencia artificial;

herramientas de análisis y productividad con IA;

profesionales técnicos colaboradores de AutomateDoctor.

18.2. Lista de subencargados. La lista nominal, con su ubicación y las garantías aplicables, se entrega al Cliente con las Condiciones Particulares y está a su disposición en cualquier momento a petición. AutomateDoctor informará de los cambios conforme al Anexo II.

18.3. Ubicación. Parte de los Datos del Cliente se alojan y tratan fuera del Espacio Económico Europeo, en particular en Estados Unidos.

18.4. Colaboradores técnicos. AutomateDoctor trabaja con colaboradores técnicos que pueden prestar sus servicios en remoto desde fuera del Espacio Económico Europeo. Solo acceden a las cuentas cuando es necesario para resolver incidencias o realizar tareas encargadas. Lo hacen bajo compromisos de confidencialidad, con prohibición de conservar copias y con las garantías de transferencia previstas en el RGPD.

18.5. Garantías. Las transferencias internacionales se basan en decisiones de adecuación de la Comisión Europea, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE y EE. UU. cuando el proveedor esté certificado, o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Cuando sea necesario, se complementan con medidas adicionales.

19. Confidencialidad

19.1. Cada parte mantendrá confidencial la información no pública de la otra que conozca por la relación. Para AutomateDoctor, esto incluye los Datos del Cliente. Para el Cliente, incluye las condiciones económicas, flujos, automatizaciones, instrucciones de IA, arquitectura técnica y métodos de trabajo de AutomateDoctor.

19.2. No es confidencial la información que ya fuera pública o conocida legítimamente por la parte receptora, ni la que deba revelarse por obligación legal o requerimiento de una autoridad.

19.3. Esta obligación dura mientras esté vigente el contrato y los 3 años siguientes. La confidencialidad sobre datos personales no tiene límite temporal.

20. Propiedad intelectual y titularidad de los datos

20.1. De AutomateDoctor. Son de AutomateDoctor o de sus licenciantes:

la Plataforma, la marca AutomateDoctor y los módulos propios;

las configuraciones, flujos, automatizaciones, plantillas e instrucciones de IA;

la documentación y las metodologías.

Esto incluye lo desarrollado durante la relación con el Cliente, salvo pacto distinto en las Condiciones Particulares.

20.2. Licencia de uso. Mientras el contrato esté vigente, el Cliente tiene una licencia no exclusiva, intransferible y no sublicenciable para usar la Plataforma en su actividad. La licencia termina con el contrato.

20.3. Datos del Cliente. Los Datos del Cliente son del Cliente. AutomateDoctor solo los trata para prestar los Servicios, conforme al apartado 17.

20.4. Contenidos del Cliente. El Cliente garantiza que tiene derechos sobre los contenidos que aporta (logotipos, textos, imágenes) y autoriza a AutomateDoctor a usarlos en la Plataforma para prestar los Servicios.

20.5. Sugerencias. AutomateDoctor puede usar libremente las sugerencias de mejora que reciba del Cliente.

20.6. Al terminar el contrato, el Cliente no tiene derecho a recibir copia de los flujos, automatizaciones, plantillas ni instrucciones de IA, sin perjuicio de la exportación de datos del apartado 22.

21. Referencias comerciales

21.1. El Cliente autoriza a AutomateDoctor a mencionar el nombre y el logotipo de su clínica como cliente en su sitio web, presentaciones y materiales comerciales.

21.2. Los casos de éxito, testimonios, capturas o métricas que identifiquen al Cliente requieren su consentimiento previo y expreso. Nunca incluirán datos de Pacientes.

21.3. AutomateDoctor puede usar métricas agregadas y anonimizadas que no identifiquen al Cliente ni a sus Pacientes.

21.4. El Cliente puede revocar la autorización del apartado 21.1 en cualquier momento por email. AutomateDoctor retirará las referencias de los materiales bajo su control en un plazo razonable.

22. Exportación, devolución y supresión de datos al terminar

22.1. Durante el contrato. El Cliente puede exportar desde la Plataforma los datos que permitan sus funciones nativas.

22.2. Al terminar. El Cliente puede solicitar, dentro de los 60 días naturales siguientes a la terminación, la exportación de sus datos básicos, en formatos estándar (CSV, Excel o PDF, según el tipo de dato):

contactos y Pacientes;

citas;

fichas y notas clínicas;

formularios cumplimentados;

documentos adjuntos que la Plataforma permita descargar.

22.3. Qué no incluye. La exportación no incluye configuraciones, flujos, automatizaciones, plantillas, instrucciones de IA, integraciones, ni históricos técnicos o de mensajería que la Plataforma no permita exportar de forma nativa. AutomateDoctor no garantiza que los datos exportados puedan importarse directamente en otro software. Las exportaciones a medida o en formatos específicos se presupuestan aparte según el apartado 8.8.

22.4. La exportación de los datos básicos no está condicionada al pago de cantidades pendientes. Las exportaciones a medida sí requieren que el Cliente esté al corriente de pago.

22.5. Supresión. Transcurridos los 60 días, AutomateDoctor suprimirá la cuenta y los Datos del Cliente, e indicará a sus subencargados que hagan lo mismo. Se exceptúan los datos que deban conservarse por obligación legal y las copias de seguridad, que se mantienen aisladas hasta su borrado según su ciclo ordinario.

22.6. Historia clínica. El Cliente es responsable de conservar la documentación clínica durante los plazos legales, y por tanto de solicitar la exportación dentro del plazo. AutomateDoctor no responde de los datos que no se hayan solicitado a tiempo.

23. Limitación de responsabilidad

23.1. AutomateDoctor responde de los daños causados por el incumplimiento de sus obligaciones en los términos y con los límites de este apartado.

23.2. Daños excluidos. En la máxima medida permitida por la ley, AutomateDoctor no responde de daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales. Entre ellos: lucro cesante, pérdida de ingresos, beneficios, pacientes u oportunidades, interrupción de la actividad o coste de servicios sustitutivos. Tampoco responde de la pérdida o corrupción de datos, salvo que se deba a un incumplimiento por AutomateDoctor de sus obligaciones de seguridad del Contrato de Encargo del Tratamiento.

23.3. Límite económico. La responsabilidad total y acumulada de AutomateDoctor por cualquier reclamación derivada del contrato o del uso de los Servicios, sea contractual, extracontractual o de otra naturaleza, se limita al importe de las cuotas mensuales efectivamente pagadas por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

23.4. Proveedores Tecnológicos y terceros. AutomateDoctor no responde de fallos, interrupciones, errores, incidentes de seguridad, cambios o decisiones de sus Proveedores Tecnológicos, operadores de telecomunicaciones, plataformas de mensajería, pasarelas de pago, plataformas publicitarias o del software de origen de las integraciones, siempre que haya actuado con diligencia al seleccionarlos y configurarlos. En esos casos colaborará con el Cliente para mitigar el problema.

23.5. Sin garantía de resultados. AutomateDoctor no garantiza resultados concretos, como número de citas, pacientes, ingresos, reseñas, reducción de ausencias o coste por contacto captado.

23.6. Otros supuestos. AutomateDoctor tampoco responde de:

los contenidos validados por el Cliente;

las decisiones clínicas;

las consecuencias de un Saldo de Consumo insuficiente;

los actos de los Usuarios Autorizados;

los datos inexactos facilitados por el Cliente.

23.7. Excepciones. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave de AutomateDoctor, ni en los supuestos en que la ley no permita limitar la responsabilidad.

24. Fuerza mayor

24.1. Ninguna parte responde del incumplimiento causado por hechos fuera de su control razonable. Por ejemplo: catástrofes, pandemias, conflictos armados, huelgas, fallos generalizados de internet o del suministro eléctrico, ciberataques pese a las medidas adoptadas, caídas o decisiones de Proveedores Tecnológicos, cambios normativos o bloqueos impuestos por autoridades o plataformas.

24.2. La fuerza mayor no suspende las obligaciones de pago ya vencidas. Si se prolonga hasta hacer inviable el servicio, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato sin penalización.

25. Modificación de estos Términos y Condiciones

25.1. AutomateDoctor puede modificar estos Términos y Condiciones y avisará por email con al menos 30 días de antelación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar sin penalización, incluso durante la permanencia, comunicándolo antes de la entrada en vigor. Si no lo hace, se aplicará la nueva versión.

25.2. Los cambios exigidos por la ley o por razones de seguridad pueden aplicarse de inmediato.

25.3. La versión y la fecha de actualización figuran al principio del documento. Las versiones anteriores están disponibles a petición del Cliente.

26. Cesión del contrato

26.1. AutomateDoctor puede ceder el contrato a una sociedad controlada por su titular o a quien adquiera su actividad, avisando al Cliente.

26.2. El Cliente necesita el consentimiento previo y por escrito de AutomateDoctor para ceder el contrato.

27. Notificaciones

27.1. Las comunicaciones a AutomateDoctor se envían a [email protected]. Las comunicaciones al Cliente se envían al email indicado en las Condiciones Particulares o al que comunique después.

27.2. Las comunicaciones por email tienen la consideración de comunicaciones por escrito.

28. Disposiciones generales

28.1. Nulidad parcial. Si alguna cláusula se declara nula, el resto sigue vigente y la cláusula nula se sustituirá por otra válida lo más parecida posible.

28.2. No renuncia. Que una parte no exija un derecho en un momento dado no supone renunciar a él.

28.3. Acuerdo completo. Las Condiciones Particulares y estos Términos y Condiciones, con sus anexos, forman el acuerdo completo entre las partes y sustituyen a propuestas y comunicaciones anteriores.

28.4. Independencia. Las partes son independientes. El contrato no crea relación laboral, sociedad ni agencia.

28.5. Idioma. Si existen traducciones, prevalece la versión en castellano.

29. Ley aplicable y jurisdicción

29.1. El contrato se rige por la legislación española, también para Clientes establecidos fuera de España.

29.2. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Barcelona, con renuncia a cualquier otro fuero, salvo que una norma imperativa establezca otra cosa.

Anexos I y II

Anexo I. Servicios de captación de pacientes (campañas publicitarias)

I.1. Aplicación. Este anexo se aplica cuando el Cliente contrata la gestión de campañas publicitarias. Si existe un contrato específico para ese servicio, prevalece sobre este anexo.

I.2. Contenido. El servicio puede incluir, según se contrate: creación y configuración de campañas en redes sociales, redacción de anuncios, un número determinado de creatividades, optimización continua y configuración del flujo automatizado de captación (formulario, mensaje y enlace de agenda).

I.3. Presupuesto publicitario. No está incluido en la cuota. El Cliente lo paga directamente a la plataforma publicitaria desde su propia cuenta. Cualquier inversión mínima que recomiende AutomateDoctor es orientativa.

I.4. Cuenta publicitaria. La cuenta publicitaria es del Cliente. AutomateDoctor accede como gestor y, al terminar el servicio, se retira su acceso. Las campañas y audiencias permanecen en la cuenta del Cliente.

I.5. Aprobaciones. El Cliente aprueba previamente todos los anuncios, textos, creatividades y mensajes automáticos. También es responsable de que cumplan la normativa de publicidad sanitaria, las normas de su colegio profesional y las políticas de la plataforma publicitaria.

I.6. Sin garantía de resultados. AutomateDoctor no garantiza el número ni el coste de los contactos captados, ni las citas, la asistencia o la facturación derivadas de las campañas. Los resultados de otros clientes que se muestren son ilustrativos y no son extrapolables. AutomateDoctor tampoco responde de:

que los contactos no reserven cita o no acudan;

la gestión humana posterior de los contactos;

la atención telefónica o presencial.

I.7. Plataformas externas. AutomateDoctor no responde de bloqueos, restricciones o suspensiones de la cuenta publicitaria o de los canales de mensajería, ni de cambios en sus políticas.

I.8. Creatividades adicionales. Las que superen las incluidas se presupuestan y facturan aparte, previo acuerdo.

I.9. Impago. En caso de impago, AutomateDoctor puede pausar las campañas de inmediato hasta que se regularice la situación.

I.10. Datos de los contactos. El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos captados y debe incluir su información de privacidad en los formularios. AutomateDoctor actúa como encargado del tratamiento.

Anexo II. Contrato de Encargo del Tratamiento

Este anexo cumple lo exigido por el artículo 28 del RGPD. El Cliente es el responsable del tratamiento y AutomateDoctor el encargado. Se acepta al firmar las Condiciones Particulares.

II.1. Objeto y duración. AutomateDoctor trata por cuenta del Cliente los datos personales necesarios para prestar los Servicios, mientras esté vigente el contrato y hasta la supresión o devolución de los datos prevista en el apartado 22.

II.2. Naturaleza y finalidad. El tratamiento consiste en alojar, registrar, organizar, consultar, modificar, comunicar y analizar datos para prestar los Servicios. Esto incluye la gestión de agenda y citas, el envío de comunicaciones a Pacientes, la recepcionista virtual, los cobros, las fichas clínicas, la migración de datos, el soporte y lo previsto en el apartado 17.5.

II.3. Tipos de datos. Los que el Cliente decida introducir, entre ellos:

datos identificativos y de contacto;

datos de agenda y citas;

datos económicos y de pago;

contenido de las comunicaciones;

datos de salud (fichas clínicas, formularios, motivos de consulta y notas), que son categorías especiales de datos.

II.4. Interesados. Pacientes, potenciales pacientes, leads y contactos del Cliente, y su personal y Usuarios Autorizados.

II.5. Obligaciones de AutomateDoctor. AutomateDoctor se compromete a:

a) tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, que son estos Términos y Condiciones, las Condiciones Particulares y la configuración que solicite, e informarle si considera que una instrucción infringe la normativa;

b) garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad;

c) aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD adecuadas al riesgo, entre ellas cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos por roles, verificación en dos pasos y acceso limitado a quien lo necesite;

d) recurrir a subencargados solo conforme al apartado II.6;

e) asistir al Cliente, en la medida en que la Plataforma lo permita, para responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados;

f) ayudar al Cliente a cumplir sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas y evaluación de impacto, teniendo en cuenta la información de que disponga;

g) notificar al Cliente las brechas de seguridad que afecten a sus datos sin dilación indebida y, en todo caso, en un máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento, con la información disponible en ese momento;

h) al terminar el contrato, suprimir o devolver los datos conforme al apartado 22;

i) poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este anexo.

II.6. Subencargados.

a) Autorización general. El Cliente da autorización general por escrito para recurrir a los subencargados de las categorías del apartado 18.1. La lista nominal se entrega con las Condiciones Particulares.

b) Cambios. AutomateDoctor informará por email de la incorporación o sustitución de subencargados con al menos 15 días de antelación. El Cliente puede oponerse por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo. Si no se alcanza una solución, el único efecto de la oposición es que el Cliente puede cancelar el contrato sin penalización.

c) Mismas obligaciones. AutomateDoctor impone a sus subencargados, por contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este anexo, y responde frente al Cliente de su cumplimiento en los términos del artículo 28.4 del RGPD y con los límites del apartado 23.

II.7. Transferencias internacionales. El Cliente autoriza las transferencias de datos a los países donde se encuentren los subencargados de la lista. Se basan en decisiones de adecuación de la Comisión Europea, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE y EE. UU., o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, con medidas adicionales cuando sean necesarias.

II.8. Obligaciones del Cliente. El Cliente se compromete a:

disponer de base legal para el tratamiento, incluida la que exige el tratamiento de datos de salud;

informar a los interesados;

dar instrucciones lícitas y por escrito;

configurar los permisos de acceso de su personal;

realizar la evaluación de impacto cuando proceda.

II.9. Auditorías. El Cliente puede verificar el cumplimiento de este anexo solicitando la documentación correspondiente, que incluye las certificaciones y auditorías de los Proveedores Tecnológicos. Si necesita una auditoría adicional:

podrá realizarla como máximo una vez al año, con 30 días de preaviso;

la hará a su cargo y sin acceder a datos de otros clientes;

abonará a AutomateDoctor el tiempo dedicado según su tarifa vigente.

II.10. Instrucciones que exceden el servicio. Las instrucciones del Cliente que requieran trabajo adicional al contratado se facturan conforme al apartado 8.8.

II.11. Responsabilidad y vigencia. La responsabilidad de las partes se rige por el apartado 23. Este anexo está vigente mientras AutomateDoctor trate datos por cuenta del Cliente.